Jakarta, 20 Januari 2021 – Assalaamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Menjadi Sekretaris Masa Depan
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretrum kemudian berubah menjadi kata secreta ire dalam bahasa Prancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.
Terdapat sedikit perbedaan antara tugas sekretaris di suatu organisasi dan sekretaris di suatu perusahaan. Umumnya tugas sekretaris di suatu organisasi adalah melakukan korespondensi (surat-menyurat), pengarsipan, dan melakukan dikte serta urusan sekretariatan yang berhubungan dengan organisasi tersebut. Sedangkan tugas sekretaris di suatu perusahaan adalah korespondensi (surat-menyurat), pengarsipan, melakukan dikte, melayani dan menerima tamu, menerima telepon, mengatur pertemuan, mengatur jadwal pimpinan serta hal-hal lain yang lebih luas dalam hal kesekretariatan di suatu perusahaan.
Salah satu sarana komunikasi yang masih sangat sering dipergunakan pada lingkungan organisasi adalah surat, karena memang surat merupakan sarana komunikasi yang mempunyai kelebihan tersendiri. Surat adalah selembar kertas atau lebih yang berisi informasi tertentu yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain sebagai sarana komunikasi tulis. Surat yang diterima oleh suatu organisasi disebut surat masuk. Surat-surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu organisasi disebut sebagai suatu surat keluar. Surat keluar intern adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi untuk keperluan intern organisasi itu sendiri. Sedangkan surat keluar ekstern adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi untuk dikirimkan ke organisasi atau pihak lain.
Mengurus dan mengendalikan surat di suatu organisasi merupakan kegiatan yang penting. surat masuk dan surat keluar pada suatu organisasi perlu dikelola dengan baik, sehingga aktivitas tersebut dapat di jalankan dengan jelas, dan surat dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut, dan menyimpan surat sesuai prosedur yang berlaku. Dalam hal mengurus dan mengendalikan surat sekretaris harus mampu melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Korespondensi (surat-menyurat) merupakan tugas dan kegiatan rutin sehari-hari sekretaris. Susunan kalimat untuk membuat surat atau untuk membuat laporan adalah hal yang sangat penting dan harus dipahami oleh sekretaris.
Istilah dikte sama dengan istilah imla. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dikte atau imla berarti perihal menuliskan apa yang diucapkan atau dibacakan oleh orang lain. Mendikte berarti menyuruh orang lain menulis apa yang dibacakan atau dikatakan. Sementara kata mendiktekan berarti menyuruh menuliskan apa-apa yang dibacakan atau dikatakan. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie, 1979), dimaksud pengimlaan atau pendiktean atau dictacting adalah kegiatan mengucapkan rangkaian kalimat atau membacakan sesuatu naskah untuk dicatat orang, kemudian disalin menjadi tulisan yang rapi, Ucapan yang dikeluarkan disebut imla atau dikte (dictation), sedangkan yang menerima dan menyalinnya biasanya seorang juru steno.
( Menjadi Sekretaris Masa Depan – Hj. Madziatul Churiyah, S.Pd., M.M )
Wassalaamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
